Sistema de turnos online
La pandemia del coronavirus puso de manifiesto la necesidad de valerse de herramientas tecnológicas que permitan disminuir la circulación de la población. Los turnos online representan una organización más eficiente en la gestión de trámites de instituciones públicas para evitar la aglomeración de personas en espacios reducidos.
En este contexto, IPV, DPOSS, DPE y la Municipalidad de Ushuaia implementaron este sistema que integra las necesidades específicas de cada institución y facilita a los usuarios la posibilidad de sacar su turno de manera sencilla y rápida.
El sistema de turnos online permite a las instituciones gestionar los turnos centralizados en una única plataforma, diseñar su disponibilidad horaria, enviar mails de confirmación, hacer un seguimiento online de los turnos dados para cada día, llamar a través de una pantalla a los usuarios que se encuentran en la sala de espera y hasta generar estadísticas, entre otras funciones.
- Versatilidad tecnológica: se implementa fácilmente dentro del sitio web del municipio y se adapta automáticamente cuando las personas acceden con un teléfono o con una computadora.
- Sin costos de infraestructura: el sistema se incorpora a la web del municipio pero corre en nuestros servidores, por lo tanto no implica ninguna inversión extra de infraestructura ni recursos adicionales.
- Rápida implementación: en cuestión de minutos el sistema se configura y queda disponible para su uso.
- Plataforma confiable: nuestro sistema es usado a diario por cientos de personas que solicitan turnos en diferentes organismos públicos.
- Todo se organiza más fácil: luego de implementar el sistema el cambio en la organización institucional se percibe rápidamente, los empleados trabajan con mayor comodidad, las personas acuden al horario previsto y son atendidas puntualmente. La satisfacción es mayor.
- Disponible para cualquier área del municipio: una vez puesta en marcha la plataforma, cualquier área municipal podrá generar su propio “turnero” para que la ciudadanía pueda reservar sus turnos cómodamente.
Sistema de gestión para el personal de atención
El sistema de gestión permite:
- Gestión de oficinas: el personal de atención podrá crear oficinas de atención al público (por ej. tránsito, bromatología, rentas, etc.) con una cantidad de puestos de atención e información de interés.
- Gestión de trámites: en dicha sección se pueden crear trámites pertenecientes a una oficina. Por ejemplo, en tránsito podría haber trámites para renovación de licencia de conducir, para solicitud de licencia por primera vez, para obtener licencia profesional, etc.
- Cronograma de trámites: cada trámite definido puede tener su propio cronograma (por ej. para ofrecer turnos sólo los miércoles y jueves de 10 a 12).
- Atención de turnos: una vez definido el cronograma de trámites las distintas oficinas pueden comenzar la atención de las personas que asistan a su cita.
Pantalla de llamados ubicada en la oficina
El sistema también ofrece la posibilidad de llamar a las personas mostrando la información en una pantalla (un televisor smart o conectado a una computadora) que puede estar ubicado en la sala de espera o en los pasillos. De esa manera se ofrece información real de las demoras y las próximas personas por atender, evitando aglomeraciones y manteniendo el distanciamiento social.
Solicitud de turno online
Una vez puesto en marcha el sistema las personas pueden comenzar a solicitar turnos desde su teléfono o computadora ingresando al sitio web de la organización.
El sistema está preparado para que las personas saquen turnos usando una computadora o un teléfono, nuestras estadísticas nos dicen que el 85% de las personas obtiene sus turnos con un teléfono, mientras que sólo el 15% lo hace con una computadora. Luego de indicar el trámite y la fecha de interés, la persona debe elegir un horario disponible. A medida que los horarios para un día en particular se van agotando, dejan de ser ofrecidos.
Al finalizar la solicitud del trámite, el usuario recibe un email con la fecha y hora acordada, también se adjunta información detallada sobre los requisitos del trámite y la documentación que deberá presentar para llevar adelante el mismo.